Le registre de sécurité incendie peut être tenu sous forme numérique, sans support papier imposé. Reste à savoir à quelles conditions un fichier vaut un classeur, et ce qu’il change le jour de la visite.
Cet article fait le point sur les conditions de validité, puis sur ce que le numérique apporte pour préparer la commission.
Le registre numérique est admis, sous conditions
Le registre de sécurité incendie peut être tenu sous forme numérique. Le texte n’impose pas de support papier, et aucun format numérique précis n’est exigé.
Mais l’obligation de le tenir reste la même : il doit toujours être à jour, consultable et présentable lors d’un contrôle. Pour choisir votre format, voyez les obligations de tenue du registre.
ERP, c’est un établissement qui reçoit du public. Les règles ERP ne visent que les établissements soumis au chapitre du Code de la construction et de l’habitation qui les concerne.
Avant de changer de support, demandez à votre préventeur ou à la commission de sécurité quel régime s’applique au vôtre.
Ce que le registre doit contenir, quelle que soit sa forme
Pour les établissements soumis à l’article R. 143-44, le registre doit aussi indiquer l’état du personnel chargé du service incendie.
Ce sont les salariés désignés pour intervenir en cas d’incendie. Avant la visite, vérifiez que cette liste est à jour et correspond aux personnes réellement présentes dans l’établissement.
Le registre doit comporter ces rubriques, et pour le rythme des simulations, voyez la fréquence des exercices d’évacuation :
- Les consignes en cas d’incendie, avec les consignes d’évacuation adaptées aux différents handicaps.
- Les dates des contrôles et des vérifications, avec leurs observations.
- Les dates des travaux, leur nature et le nom des entrepreneurs.
- Chaque exercice d’évacuation, avec sa date.
À quelles conditions le numérique a la même valeur que le papier
Consultation et impression à tout moment
Un registre numérique n’a la même valeur que le papier que s’il peut être consulté et imprimé à tout moment. Sinon, le jour de la visite, il ne sert à rien.
Pour cela, préparez un accès simple aux inscriptions et aux pièces utiles. Testez-le avant la visite : ouvrez le registre, trouvez une inscription et lancez une impression.
Authentification et traçabilité des inscriptions
Chaque inscription doit indiquer qui l’a faite et à quelle date. Pour cela, donnez un identifiant à chaque personne autorisée à ajouter ou modifier une information, avec son nom et sa fonction.
Si une inscription change, ne l’effacez pas. Ajoutez la modification avec la date, l’auteur et le changement. L’historique reste lisible, et le suivi des mesures correctives aussi.
Prenez une inscription ancienne : son auteur et sa date apparaissent-ils ?
Cherchez une modification : l’ancienne version reste-t-elle lisible ?
Regardez si le logiciel garde une trace quand on supprime une inscription.
Vérifiez qu’une personne sans droit d’écriture ne peut rien corriger.
Ce que le numérique change pour préparer une visite de commission
Pour la visite, préparez deux séries de contrôles : les vérifications annuelles de vos appareils et installations, et les contrôles tous les trois ans des systèmes de catégories A et B et des sprinkleurs, faits par un organisme agréé.
Chaque rapport et attestation doit être classé dans le registre. Avec le numérique, vous le retrouvez et l’imprimez sur place.
Avant la visite de commission
- Rassemblez les consignes d’incendie de l’établissement.
- Retrouvez les dates et les observations de chaque contrôle.
- Classez à côté les rapports et attestations correspondants.
- Préparez le suivi des mesures correctives : ce qui a été fait et à quelle date.
- Ouvrez l’export, la copie du registre en fichier, sur un ordinateur sans connexion internet.
- Imprimez une page test pour vérifier que le fichier sort bien.
Limites et erreurs à éviter avec un registre numérique
Passer au numérique ne change pas vos obligations. Le registre doit rester à jour, comme avec le papier.
Ne notez pas seulement les rapports de contrôle. Inscrivez aussi les observations faites et les mesures prises pour corriger chaque écart. Et les vérifications des installations ne remplacent pas le registre : leurs dates et leurs observations doivent y figurer.
Pour éviter les erreurs courantes, retenez ces trois points :
- Vérifiez que les fichiers restent lisibles et accessibles à ceux qui tiennent ou présentent le registre.
- Gardez une copie de sauvegarde et contrôlez régulièrement qu’elle s’ouvre.
- Ne supprimez pas les anciens registres papier ni les rapports déjà annexés. Rangez-les dans un lieu sûr, avec un accès organisé.
Comment passer du papier au numérique, étape par étape
Première étape : faites l’inventaire de tout ce qui existe déjà. Registres, rapports, consignes et observations doivent être repérés, avec les dates des prochaines vérifications.
Reprenez ensuite dans le registre numérique les contrôles, observations, mesures correctives, consignes et travaux. Gardez l’ancien support : l’historique doit rester visible.
Trois gestes suffisent pour passer au numérique :
- Ajoutez chaque rapport ou attestation dès l’intervention, puis classez-le dans le registre.
- Faites un essai d’export ou d’impression : chaque inscription doit se lire. Ensuite seulement, vous quittez le papier.
- Notez les vérifications annuelles, ainsi que les triennales pour les systèmes de catégorie A ou B et les sprinkleurs.
Qui tient le registre et qui doit être formé au risque incendie
Les personnes qui alimentent le registre
Vous désignez les personnes qui ajoutent les contrôles, les rapports, les observations et les mesures correctives. Elles doivent avoir un accès adapté à leur rôle, sans plus.
Les équipiers doivent aussi savoir quoi inscrire, comme un exercice réalisé ou une anomalie repérée pendant une ronde. Pour leur rôle précis, voyez les missions du guide-file et du serre-file.
Les formations qui soutiennent la tenue du registre
Les formations incendie se choisissent selon les rôles : équipiers de première intervention (EPI), employés sécurité incendie (ESI), personnes qui utilisent le système de sécurité incendie (SSI). Les exercices d’évacuation s’y ajoutent.
Aucun nombre minimal ni durée unique ne vaut pour tous les établissements. Le risque de votre site et les tâches confiées décident du contenu.
Listez les tâches à couvrir : qui donne l’alerte, qui coupe les énergies, qui guide l’évacuation.
Notez les horaires où le site tourne avec peu de personnes présentes.
Repérez les activités à risque, comme les travaux, le stockage ou la cuisine.
Un registre numérique a la même valeur que le papier à une condition : il doit être à jour, consultable et imprimable à tout moment.
Le prochain pas est simple. Demandez à votre préventeur quel régime s’applique à votre établissement recevant du public. Ensuite, testez l’export et l’impression hors connexion avant la visite.
Foire aux questions
Faut-il une signature électronique qualifiée pour valider les inscriptions du registre ?
Non, aucune signature électronique qualifiée n’est exigée pour valider les inscriptions du registre. Une signature qualifiée passe par un prestataire agréé, qui vérifie l’identité du signataire. En pratique, il suffit que chaque saisie permette de savoir qui l’a faite.
Pendant combien de temps conserver les anciens registres papier après la bascule ?
Aucune durée générale n’est fixée après une bascule vers le numérique. Gardez donc vos anciens registres et leurs pièces annexes dans un lieu sûr et accessible, sans les jeter. Demandez à votre préventeur combien de temps les conserver.
Un logiciel dédié est-il obligatoire pour tenir un registre numérique ?
Non. La réglementation impose de tenir le registre et d’y noter son contenu, sans exiger de logiciel dédié. Un simple fichier peut suffire, à condition de pouvoir le consulter, l’imprimer et voir qui a saisi chaque information.
Le registre dématérialisé peut-il être présenté sur tablette lors d’une visite de commission ?
Oui, une tablette convient, à condition qu’elle donne accès aux inscriptions et aux pièces utiles. Avant le contrôle, ouvrez le registre sur l’appareil, cherchez une inscription récente et un rapport, puis vérifiez que tout s’affiche bien lisiblement.
